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Bandeja de Entrada de Equipo de WhatsApp: Características, Beneficios y Configuración

Daniel Rodríguez    10/01/24

Es oficial: WhatsApp pronto superará al correo electrónico como la plataforma preferida para la comunicación empresarial.


Aunque tomará algún tiempo, el proceso ya está en marcha.

Con más de 2.800 millones de usuarios, WhatsApp ofrece un potencial enorme para empresas y marcas en la actualidad.


Para 2024, más de 50 millones de empresas y marcas están utilizando esta plataforma de comunicación. ¿Increíble, verdad?


Aunque las razones para esto son múltiples, la API de WhatsApp Business sin duda está entre las principales.
Lanzada por Meta (entonces Facebook) en 2018, permite a las empresas comunicarse e interactuar con sus clientes a gran escala. De hecho, también facilita la comunicación interna.


Una de las características clave de la API de WhatsApp Business es la Bandeja de Entrada de Equipo de WhatsApp.

Pero, ¿qué es exactamente una bandeja de entrada compartida de equipo y cómo puedes configurarla? Lo descubriremos y más en este blog.

¿Qué es la Bandeja de Entrada de Equipo de WhatsApp?

Una Bandeja de Entrada de Equipo de WhatsApp sirve como una plataforma de mensajería colaborativa diseñada para empresas que interactúan con clientes a través de WhatsApp. A diferencia de las limitaciones de la aplicación WhatsApp Business, una Bandeja de Entrada de Equipo funciona como un centro centralizado. En esta bandeja de entrada, puedes enviar y recibir todos tus mensajes de WhatsApp, lo que te permite monitorear eficazmente y responder rápidamente a las consultas de los clientes, comentarios y solicitudes de soporte a medida que llegan.

Bandeja de Entrada de Equipo de WhatsApp: Características y Funcionalidades Clave

South American Spanish: Sigue leyendo para conocer las características clave de una bandeja de entrada de equipo de WhatsApp.

  • Comunicación Centralizada: La Bandeja de Entrada de Equipo sirve como una plataforma centralizada donde todos los miembros del equipo pueden acceder y responder a los mensajes de los clientes, asegurando una comunicación consistente.
  • Bandeja de Entrada Compartida: Los mensajes de los clientes se organizan en una bandeja de entrada compartida, permitiendo a los miembros del equipo ver y gestionar las conversaciones colectivamente.
  • Asignación y Enrutamiento: Los miembros del equipo pueden asignar mensajes a individuos o departamentos específicos, asegurando un manejo eficiente y la resolución de las consultas de los clientes.
  • Notas Internas: Los miembros del equipo pueden agregar notas internas a los mensajes, proporcionando contexto o instrucciones para manejar eficazmente las consultas de los clientes.
  • Actualizaciones de Estado: Los usuarios pueden establecer actualizaciones de estado para indicar su disponibilidad o proporcionar información sobre sus tareas actuales, ayudando a los miembros del equipo a coordinar y priorizar respuestas.
  • Compartir Archivos: La capacidad de compartir archivos directamente dentro de la Bandeja de Entrada de Equipo agiliza el proceso de compartir documentos, imágenes u otros recursos relevantes durante las interacciones con los clientes.
  • Integración con Sistemas CRM: La integración con sistemas de Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM) permite una sincronización perfecta de los datos de los clientes y el historial de interacciones, permitiendo un soporte al cliente personalizado y eficiente.
  • Respuestas Automatizadas: La implementación de respuestas automatizadas para preguntas frecuentes o consultas estándar ahorra tiempo y asegura un servicio al cliente rápido fuera del horario laboral regular.
  • Análisis e Informes: Las herramientas integradas de análisis e informes proporcionan información sobre el rendimiento del equipo, los niveles de satisfacción del cliente y los tiempos de respuesta, permitiendo una mejora continua de los procesos de servicio al cliente.
  • Seguridad y Cumplimiento: Medidas de seguridad robustas garantizan la confidencialidad de los datos de los clientes, mientras que las funciones de cumplimiento ayudan a las organizaciones a adherirse a regulaciones relevantes como GDPR o CCPA. 

Beneficios de una Bandeja de Entrada de Equipo de WhatsApp

Ahora que hemos discutido las características de una bandeja de entrada de equipo de WhatsApp, vayamos al meollo del asunto: los beneficios.

A. Eficiencia Mejorada

Al centralizar la comunicación con el cliente en una plataforma, las empresas pueden optimizar sus procesos, reduciendo el tiempo dedicado a cambiar entre diferentes aplicaciones o plataformas.

B. Comunicación en Tiempo Real

Las empresas pueden interactuar con los clientes en tiempo real, brindando soporte instantáneo y abordando problemas a medida que surgen, lo que conduce a niveles más altos de satisfacción del cliente.

C. Productividad Aumentada

La capacidad de asignar mensajes, agregar notas internas y establecer actualizaciones de estado ayuda a los equipos a priorizar tareas y trabajar de manera más productiva, lo que resulta en tiempos de respuesta más rápidos y resolución de consultas de clientes.

D. Mejor Servicio al Cliente

Al proporcionar una experiencia de comunicación fluida y personalizada, las empresas pueden ofrecer un servicio al cliente superior, construir relaciones más sólidas y fomentar la lealtad del cliente.

E. Rentabilidad

La Bandeja de Entrada de Equipo de WhatsApp ofrece una solución rentable para que las empresas gestionen la comunicación con los clientes, eliminando la necesidad de sistemas CRM costosos o plataformas de mensajería de terceros.

F. Escalabilidad

A medida que las empresas crecen, la Bandeja de Entrada de Equipo de WhatsApp puede escalar rápidamente para acomodar un mayor volumen de comunicación y miembros adicionales del equipo. Esto asegura una eficiencia y efectividad continuas.

G. Presencia de Marca en WhatsApp

Aprovechar WhatsApp para la comunicación empresarial ayuda a las empresas a fortalecer su presencia de marca en una plataforma de mensajería ampliamente utilizada, llegando a los clientes donde están más activos.

Cómo Configurar una Bandeja de Entrada de Equipo de WhatsApp

Configurar una Bandeja de Entrada de Equipo de WhatsApp puede hacer que la comunicación de tu negocio sea más rápida y mejor. Sigue estos sencillos pasos para empezar.

1. Elige la Herramienta Adecuada

Primero, necesitas elegir una herramienta que funcione con la Bandeja de Entrada de Equipo de WhatsApp. Muchos proveedores de API de WhatsApp Business pueden ayudarte con esto. Investiga un poco y elige uno que se ajuste a las necesidades de tu negocio. Wati, un proveedor de API de WhatsApp Business de extremo a extremo, es una solución ideal en la que confían las PYMES en más de 78 países. Te permite agregar notas y respuestas rápidas, enviar mensajes de plantilla, agregar parámetros personalizados, filtrar contactos y mucho más.

team inbox analytics

2. Crea una Cuenta de WhatsApp Business

Si aún no tienes una, necesitas crear una Cuenta de WhatsApp Business. Esta será la base para tu Bandeja de Entrada de Equipo.

Asegúrate de completar tu perfil de negocio con información precisa, incluyendo el nombre de tu empresa, descripción, dirección y detalles de contacto.

3. Conéctate a la Herramienta Elegida

Una vez que tengas tu Cuenta de WhatsApp Business, necesitas conectarla a la herramienta que elegiste. Esto generalmente implica seguir el proceso de integración de la herramienta. Es posible que necesites verificar tu negocio y vincular tu número de WhatsApp a la herramienta.

Lee También: ¿Cómo Solicitar la Verificación del Tick Verde de WhatsApp?

4. Agrega a los Miembros de tu Equipo

Ahora puedes agregar a los miembros de tu equipo a la herramienta. Asígnales roles y permisos basados en lo que necesiten hacer.

adding team members to the tool

Por ejemplo, algunos podrían manejar todos los mensajes, mientras que otros se enfocan en tipos específicos. Puedes determinar los roles y permisos que cada miembro del equipo requiere basándote en sus responsabilidades y funciones laborales.

  • Administradores: Los administradores tienen control total sobre la bandeja de entrada, incluyendo la gestión de otros miembros del equipo, la configuración de ajustes y la visualización de todos los mensajes.
  • Agentes: Los agentes tienen acceso a la bandeja de entrada y pueden manejar mensajes de clientes. Sin embargo, pueden no tener privilegios administrativos, como gestionar a otros miembros del equipo o cambiar configuraciones.

5. Configura tu Bandeja de Entrada de Equipo de WhatsApp

Personaliza las configuraciones de tu Bandeja de Entrada de Equipo. Esto puede incluir:

  • Configuración de Departamentos: Agrupa a tu equipo en diferentes departamentos como Ventas, Soporte o Marketing.
  • Creación de Respuestas Automatizadas: Responde automáticamente a preguntas comunes para responder rápidamente.
  • Enrutamiento de Mensajes: Establece reglas para enviar mensajes a los miembros del equipo o departamentos correctos basándose en palabras clave.

6. Entrena a Tu Equipo

Asegúrate de que tu equipo sepa cómo usar la Bandeja de Entrada de Equipo de WhatsApp. Realiza sesiones de entrenamiento para familiarizarlos con las características de la herramienta, como:

  • Asignar y Reasignar Mensajes: Cómo asignar mensajes a sí mismos o a otros miembros del equipo.
  • Usar Notas Internas: Añadir notas internas para proporcionar contexto o instrucciones para conversaciones específicas.
  • Gestionar Actualizaciones de Estado: Actualizar su estado de disponibilidad para ayudar con la priorización de tareas.

7. Comienza y Monitorea

Una vez que todo esté configurado, comienza a usar tu Bandeja de Entrada de Equipo de WhatsApp. Mantén un ojo en cómo está funcionando y obtén retroalimentación de tu equipo para identificar cualquier área de mejora.

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Utiliza las funciones de análisis e informes de la herramienta para hacer seguimiento de métricas importantes como tiempos de respuesta, tasas de resolución y satisfacción del cliente.

8. Sigue Mejorando

Revisa regularmente la configuración de tu Bandeja de Entrada de Equipo de WhatsApp y realiza ajustes según sea necesario. A medida que tu negocio crece, es posible que necesites agregar más miembros al equipo, actualizar las reglas de enrutamiento o refinar tus respuestas automatizadas para servir mejor a tus clientes.

¿Por Qué Elegir Wati para la Bandeja de Entrada de Equipo de WhatsApp?

Cuando se trata de configurar una Bandeja de Entrada de Equipo de WhatsApp, elegir el proveedor adecuado es crucial. Ahí es donde entra Wati. Como se mencionó anteriormente, Wati es un proveedor de API de WhatsApp Business de extremo a extremo que hace que la gestión de la comunicación con el cliente sea simple y efectiva. Aquí hay algunas cosas que puedes esperar de Wati.

A. Análisis

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La página de Análisis de la Bandeja de Entrada de Equipo de Wati ofrece perspectivas sobre datos actuales y pasados relacionados con tickets y mensajes, evaluando cuán efectivamente los operadores de la Bandeja de Entrada de Equipo gestionaron estas consultas.

B. Informe Programado

El informe de la Bandeja de Entrada de Equipo permite a los usuarios del panel programar una exportación semanal de métricas vitales de la Bandeja de Entrada de Equipo a nivel de ticket.

scheduled report feature

Este informe ofrece una visión general completa de todos los tickets abiertos en la última semana, proporcionando a los clientes la flexibilidad de analizar los datos exportados para obtener información personalizada.

C. Integración con CRM

La integración con sistemas CRM es otro beneficio valioso. Por ejemplo, WATI incorpora perfectamente su Bandeja de Entrada de Equipo en Zoho CRM a través de la extensión “WhatsApp Business para Zoho CRM”.

D. Mensajes de Plantilla

También puedes enviar mensajes de plantilla utilizando mensajes prediseñados en la Bandeja de Entrada de Equipo de Wati para una comunicación rápida y consistente con los clientes.

Además de estas increíbles capacidades de Bandeja de Entrada de Equipo de WhatsApp, Wati también ofrece funciones como difusión masiva, CTWA, notificaciones personalizadas y un chatbot sin código.

¿Quieres empezar con Wati? Regístrate para una prueba gratuita de 7 días hoy. ¿Quieres probarlo primero? También puedes programar una demostración.

Pensamientos Finales

Configurar una Bandeja de Entrada de Equipo de WhatsApp puede mejorar significativamente la comunicación de tu negocio y el servicio al cliente. Al centralizar los mensajes, asignar tareas y usar respuestas automatizadas, tu equipo puede trabajar de manera más eficiente y responder a los clientes más rápido.

Recuerda elegir la herramienta adecuada, configurar tu cuenta correctamente, capacitar a tu equipo y monitorear y mejorar continuamente tu configuración.

Con estos pasos, estarás en el buen camino hacia un mejor trabajo en equipo y clientes más felices. ¡Comienza hoy y ve la diferencia que puede hacer una Bandeja de Entrada de Equipo de WhatsApp!

Preguntas Frecuentes

1. ¿Cómo mejora la comunicación del equipo una Bandeja de Entrada Compartida de WhatsApp?

Centraliza todos los mensajes, permitiendo a los miembros del equipo ver y responder a las consultas de los clientes en un solo lugar.

2. ¿Pueden varios miembros del equipo utilizar la Bandeja de Entrada de Equipo de WhatsApp?

Sí, varios miembros del equipo pueden acceder y gestionar la bandeja de entrada simultáneamente.

3. ¿Cuáles son los principales beneficios de usar una Bandeja de Entrada Compartida?

Mejora la colaboración del equipo, acelera los tiempos de respuesta y aumenta la eficiencia del servicio al cliente.

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