Round Robin no Wati: Como Configurar Distribuição Automática

Gerenciar uma equipe de atendimento ao cliente no WhatsApp pode ser desafiador. Você precisa responder cada consulta com rapidez e eficiência, mas como garantir que nenhum agente fique sobrecarregado e que cada mensagem chegue ao atendente certo?

O recurso de Round Robin da Wati resolve esse problema: distribui as conversas de forma inteligente, equilibrada e automática — garantindo um processo justo e eficiente para toda a equipe.

Neste guia, você vai aprender como configurar o Round Robin na Wati, otimizar a distribuição de consultas e manter o equilíbrio dentro do seu time de atendimento.

O que é o Round Robin?

O Round Robin da Wati distribui as consultas de clientes de forma equitativa entre toda a equipe de atendimento. O sistema verifica o status online de cada agente e encaminha a próxima mensagem para o agente disponível, alternando automaticamente entre todos eles de forma justa. Se um agente estiver offline, o sistema redireciona a consulta para o próximo membro disponível.

Por que usar o Round Robin?

Distribuição justa da carga de trabalho: O Round Robin garante que cada membro da equipe lide com uma parcela igual de consultas dos clientes.
Maior eficiência: A atribuição automática reduz o trabalho manual e garante que nenhuma mensagem seja perdida.
Roteamento automático: Se um agente estiver offline, o sistema direciona a consulta para o próximo disponível.

Como Configurar o Round Robin na Wati

Passo 1: Adicionar uma Equipe

Antes de configurar a atribuição automática, você precisa adicionar os membros da sua equipe à Wati.

Vá até Gestão de Usuários: No menu principal, acesse Mais e selecione Gestão de Usuários.
Adicionar uma Equipe: Clique na aba Times e selecione Adicionar Time. Dê um nome para a equipe (ex.: Time de Suporte) e clique em Adicionar Novo Time.
Definir Equipe Padrão: Você pode definir esta equipe como padrão e adicionar mais membros clicando em "Editar" e selecionando "Equipe Padrão". Isso garante que a equipe seja a principal para atribuição automática.
Adicionar Membros: Use a seta para adicionar membros à equipe.
Salvar as Alterações: Após configurar a equipe, clique em Salvar.

Passo 2: Configurar Ação por Palavra-Chave

Agora configure as palavras-chave que vais disparar as atribuições automáticas de chats.

Vá até Automações: Navegue até a seção Automações e clique em Ação por Palavra-Chave.
Adicionar uma Palavra-Chave: Defina uma palavra-chave como "Suporte". Quando um cliente incluir essa palavra na mensagem, o processo de Round Robin é ativado automaticamente.
Atribuir à Equipe: Clique em "Próximo Passo", role para baixo e selecione "Atribuir à Equipe" nas opções. Clique em "Adicionar", escolha o Time de Suporte criado anteriormente e nomeie como "Atribuído ao Time de Suporte".
Salvar as Alterações: Salve para garantir que qualquer chat com a palavra-chave "Suporte" seja roteado para o time.

Passo 3: Configurar Ação Padrão para Round Robin

Configure o Round Robin para chats reciém-abertos.

Vá até Ação Padrão: Na seção Automações, role para baixo e selecione Atribuir Chats Reciém-Abertos.
Salvar as Configurações: Após salvar, o recurso de Round Robin será ativado para o seu negócio.

Passo 4: Configurar Atribuição Automática com Chatbot

Para automatizar ainda mais o processo, ative a atribuição automática para um chatbot.

Vá até Chatbots: Navegue até a seção Chatbots e selecione o chatbot que você criou.
Editar o Chatbot: Clique em 'Editar Chatbot' e, em um nó, selecione 'Atribuir Time' entre as opções.
Atribuir Time Automaticamente: Em Atribuir Time, selecione Round Robin como tipo de atribuição, escolha a equipe no menu suspenso e salve as alterações.
Definir Palavra-Chave para o Chatbot: Vá até Ação por Palavra-Chave e adicione uma palavra-chave (ex.: Ajuda). Isso permite que o chatbot atribua o chat ao time de suporte quando a palavra-chave for usada.
Salvar o Chatbot: Após configurar tudo, salve o chatbot.

O Resultado

Com o Round Robin da Wati, as consultas dos clientes são distribuídas automaticamente para os agentes online de forma rotativa. Isso reduz a carga de trabalho individual de cada agente, garante tempos de resposta mais rápidos e resulta em clientes mais satisfeitos.

Pronto para otimizar o seu atendimento com o Round Robin da Wati? Ative o recurso hoje mesmo e comece um teste gratuito para ver como sua equipe fica mais eficiente!