Studi Kasus Vedantu - Wati
Bagaimana Vedantu menyederhanakan seluruh siklus hidup siswa di WhatsApp dengan automasi & chatbot Wati
Sebelum Wati
Komunikasi 1:1 antara siswa dan mentor bermasalah
Vedantu sebelumnya menggunakan Haptik, yang tidak memungkinkan mentor memicu pesan keluar (outbound) kepada siswa, sehingga sulit memberikan bantuan yang dipersonalisasi bagi siswa setelah kelas usai.
Tingkat kehadiran yang lebih rendah
Selama Covid, kejenuhan kelas online sangat terasa, memunculkan sedikit rasa “sambil lalu” atau kurang serius pada kelas online.
Keterlambatan pengembangan & dukungan chatbot
Vedantu harus memberikan pemberitahuan dua hingga tiga minggu sebelumnya kepada tim Haptik untuk setiap pengembangan chatbot, karena hal tersebut dialihdayakan ke vendor pihak ketiga.
Setelah Wati
Komunikasi 1:1 siswa dan mentor yang mulus
Siswa dan mentor kini dapat saling berkirim pesan di nomor resmi WhatsApp Vedantu untuk diarahkan secara otomatis ke satu sama lain, berdasarkan pemetaan mereka.
Tingkat kehadiran meningkat lebih dari 7%
Pengingat WhatsApp otomatis yang dipicu melalui Wati memberikan lonjakan kehadiran yang berkelanjutan dan signifikan bagi Vedantu.
Pengembangan chatbot lebih cepat & dukungan yang andal
Dengan Wati, Vedantu kini menikmati kemudahan membuat chatbot tanpa kode (no-code) dengan dukungan khusus dari Wati, sehingga mempercepat operasional. Berkat automasi ini, Vedantu kini telah mengintegrasikan Wati ke dalam seluruh siklus hidup siswa mereka.
Pendahuluan
Tentang Vedantu
Sebagai salah satu nama terkemuka di sektor EdTech India dan khususnya di ruang bimbingan belajar LIVE K-12, Vedantu telah mencapai skala dan pertumbuhan yang hanya dapat dibayangkan oleh sebagian besar perusahaan selama beberapa dekade ke depan. Diluncurkan pada tahun 2014, Vedantu saat ini memiliki basis pelanggan lebih dari 200.000 siswa dengan pertumbuhan tercatat lebih dari 300% pada tahun lalu, yaitu 2023. Merek ini juga memiliki saluran YouTube yang sangat mengesankan dengan perolehan 65 juta penayangan, dan menjadi salah satu saluran akuisisi utama bagi mereka.
Perusahaan ini melayani siswa di berbagai spektrum pembelajaran — mulai dari pendidikan sekolah dasar dan menengah hingga membantu siswa mempersiapkan diri untuk ujian kompetitif populer seperti IIT JEE dan NEET. Ekosistem pembelajaran ini terdiri dari beragam solusi, termasuk kursus online dan bimbingan 1:1 yang memastikan pengalaman belajar yang sangat dipersonalisasi bagi para siswanya.
Kendala Haptik
Sebelum menggunakan Wati, Vedantu menggunakan Haptik untuk merampingkan komunikasi WhatsApp mereka, namun ada tiga alasan utama mengapa mereka tidak puas:
1. Dukungan yang lambat untuk chatbot & automasi WhatsApp: Mengingat skala mereka, menyiapkan automasi & chatbot WhatsApp sangat krusial bagi pertumbuhan Vedantu. Sayangnya, dengan Haptik, tidak ada dukungan langsung yang tersedia untuk pertanyaan atau perubahan apa pun terkait automasi. Vedantu harus mengandalkan vendor pihak ketiga Haptik untuk permintaan dukungan & automasi, yang harus diajukan beberapa minggu sebelumnya, sehingga menyebabkan banyak keterlambatan.
2. Pemetaan siswa ke mentor 1:1 tidak ideal: Siswa yang terdaftar dalam kursus tertentu di Vedantu ditugaskan pada mentor tertentu. Jadi, jika siswa memiliki pertanyaan atau memerlukan bimbingan tentang topik tertentu, mereka memiliki dukungan yang andal setiap saat, di luar jam kelas online. Ini berarti siswa & mentor harus dapat berkomunikasi satu sama lain tanpa membagikan nomor pribadi mereka. Namun, Haptik tidak memiliki kemampuan untuk memungkinkan mentor mengirim pesan keluar kepada siswa, yang sangat penting bagi Vedantu.
3. Tidak dapat membenarkan ROI karena Haptik sangat mahal: Haptik memiliki biaya platform yang tinggi. Dan hasil yang diantisipasi Vedantu dari Haptik tidak sebanding, sehingga ROI secara keseluruhan dari Haptik tidak masuk akal bagi Vedantu.
"Kami membutuhkan solusi yang dapat menyelesaikan tantangan ini dan terintegrasi secara mulus dengan Google Sheets," kata Ashwani Agarwal, Kepala Staf di Vedantu.
Wati memenuhi semua kriteria yang dicari Vedantu
Dukungan dan perhatian yang diberikan oleh Wati sejak hari pertama memberikan kepercayaan diri kepada Vedantu untuk beralih ke Wati tanpa ragu. Saat ini, Vedantu telah mengintegrasikan Wati ke dalam seluruh siklus hidup siswa mereka. Mulai dari memperoleh siswa dengan chatbot kualifikasi prospek hingga mendorong pendaftaran dengan pesan sambutan otomatis di WhatsApp, menjawab Tanya Jawab (FAQ) secara otomatis hingga membagikan brosur penerimaan & menyelesaikan proses penerimaan - semuanya terjadi di WhatsApp, berkat automasi & alur chatbot khusus dari Wati.
Namun, begitu proses penerimaan selesai, seperti banyak perusahaan EdTech lainnya selama Covid, Vedantu menghadapi tantangan besar dalam menjaga agar siswa tetap “terlibat” setelah pendaftaran. Ada tingkat sikap “sambil lalu” tertentu yang telah menjadi norma untuk kelas online atau webinar selama pandemi. Pengingat WhatsApp otomatis oleh Wati terbukti menjadi pengubah permainan di sini, meningkatkan kehadiran online siswa sebesar lebih dari 7%. Mengingat skala jutaan siswa yang terdaftar di Vedantu, ini merupakan lonjakan yang signifikan.
Vedantu berkomitmen untuk menawarkan pengalaman belajar yang dipersonalisasi & bantuan kepada siswa dengan pemetaan siswa ke mentor 1:1, yang memungkinkan siswa untuk mengklarifikasi keraguan & mencari bimbingan dari mentor yang telah ditugaskan kepada mereka, setelah kelas selesai. Wati membuat komunikasi langsung 1:1 ini antara siswa dan mentor menjadi mulus dengan perutean otomatis - dan tanpa perlu bertukar nomor telepon pribadi.
Notifikasi otomatis membuat siswa tetap mendapat informasi tentang tenggat waktu tugas mereka & pengumuman penting lainnya. Berkat alur chatbot kustom dari Wati, Vedantu bahkan telah menyiapkan proses otomatis yang memungkinkan siswa untuk mengumpulkan tugas mereka di WhatsApp. Integrasi dengan Google Sheets memudahkan pelacakan kinerja siswa dan memicu komunikasi secara langsung.
Selain itu, pembaruan otomatis Wati membantu Vedantu mempertahankan keterlibatan dengan para alumni mereka, membina hubungan jangka panjang yang kini berkontribusi pada pendaftaran berulang dan rujukan yang berharga.
"Transisi ke Wati adalah pengalaman yang mulus, berkat dukungan pelanggan yang sangat baik. Automasi & chatbot Wati telah membuat kami sangat bergantung pada mereka untuk merampingkan begitu banyak proses berbeda sepanjang perjalanan belajar siswa kami. Apa yang dimulai dengan satu akun kini telah berkembang menjadi enam akun untuk memenuhi berbagai kebutuhan tim."
Ashwani Agarwal
Kepala Staf di Vedantu
Kepala Staf di Vedantu
Kesimpulan
Harga kompetitif Wati membantu Vedantu mendapatkan pengembalian investasi yang maksimal. Kombinasi keterjangkauan dan fitur-fitur canggih telah menjadikannya alat yang sangat penting untuk mengelola komunikasi WhatsApp di seluruh siklus hidup siswa Vedantu, yang mengarah pada penghematan biaya yang signifikan.
"Dengan Wati, kami menghemat lebih dari 10% dari apa yang kami belanjakan untuk Haptik setiap bulannya, sambil mendapatkan dukungan yang lebih baik dan produk yang lebih baik," tambah Agarwal, mengenang kerja sama mereka selama lebih dari 2 tahun dengan Wati.
Seiring pertumbuhan Vedantu yang terus berlanjut, Wati tetap menjadi mitra penting dalam memajukan komitmen organisasi terhadap pendidikan online berkualitas tinggi.